از سال 1400 به دلایل مختلف از جمله تغییر قوانین تاسیس داروخانهها، اقتصاد داروخانه دچار یک پارادایم شیفت شد. درواقع اصول، روشها و قوانین قبلی که برای داروخانه و مدیریت آن پاسخگو بودند، دیگر به اندازه گذشته قابل استناد نیستند و زمین بازی تغییر پیدا کرده است.
چرا حسابداری داروخانه به مهمترین وظیفه مدیران تبدیل شد؟
برخی از نتایج این تغییرات را میتوانیم در گزارههای زیر مشاهده کنیم:
- نرخ رشد تعداد داروخانههای کشور به بیش از 3 برابر افزایش یافت.
- کمبود نقدینگی به چالش اول داروخانههای کشور تبدیل شد.
- بیش از 40 درصد داروخانهها، مرز ورشکستگی را رد کردهاند. و …
اگر تاکنون شما هم حسابداری داروخانه را فعالیتی بیخاصیت در نظر میگرفتید و تنها برای قانع کردن سازمان امور مالیاتی به آن توجه میکردید، باید بگوییم که اوضاع بسیار تغییر کرده است.
دور از انتظار نیست که بگوییم در این وضعیت، تنها مدیرانی میتوانند کسب و کار داروخانه خود را ادامه دهند که با علم حسابداری به خوبی آشنا باشند.
در این مقاله قصد داریم تا با توجه به محیط شلوغ و پویای داروخانه، به جنبهی متفاوتی از حسابداری، یعنی حسابداری مدیریتی بپردازیم و از آن برای تصمیمگیریهای بهتر استفاده کنیم.
آشنایی با تعاریف و 8 مفهوم کاربردی در حسابداری در داروخانه
برای اینکه ادامه مقاله برایتان کاربردی باشد، قصد داریم برخی از متداولترین عبارات در حسابداری داروخانه را تعریف کنیم. ممکن است این بخش کمی برایتان کسل کننده باشد، اما در ادامه سعی کردهایم که با مثال و نمونه کمی از خشکی مقاله کم کنیم.
حسابداری
از میان تمام تعاریفی که برای این کلمه وجود دارد، متوجه میشویم که این فعالیت 4 مرحله کلیدی دارد: 1. شناسایی 2. اندازهگیری 3. ثبت 4. گزارش دهی
معادله حسابداری
هنگامی که شما داروخانه را راهاندازی میکنید، به کمک سرمایه خودتان و پولی که از دیگران قرض میکنید یا حتی از بانک وام میگیرید، داراییهای جدیدی را به دست میآورید که شامل: 1. داراییهای ملموس مثل وجوه نقد، دارو و مکمل و … 2. داراییهای ناملموس مانند حق امتیاز تاسیس داروخانه، مطالبات خودتان از بیمه و …
داراییهای داروخانه
تمام اموالی که شما صاحب آن هستید و دارای ارزش پولی هستند. به طور مثال اگر فضای داروخانه را اجاره کردهاید، این فضا جزو دارایی شما حساب نمیشود.
(داخل پرانتز یک سوال مهم را مطرح کنیم. مهمترین دارایی یک داروخانه در وضعیت فعلی چیست؟)
بدهیهای داروخانه
تمام دیون و تعهداتی که نسبت به دیگران (حقیقی یا حقوقی) دارید. به طور مثال مقداری دارو را از شرکت پخش به صورت قسطی و بازپرداخت 6 ماهه تهیه کردهاید. مبلغ این خرید در بخش بدهی قرار میگیرد.
سرمایه
داراییهای داروخانه را حساب کنید و بدهیها را از آن کم کنید. به این صورت سرمایهی شما از داروخانه مشخص میشود.
(محاسبهی سرمایه، مهمترین فاکتور برای ارزیابی مدیریت داروخانه و تصمیمگیری دربارهی آن است.)
ترازنامه داروخانه
جدولی که در آن داراییها در سمت راست و سرمایه و بدهیها در سمت چپ قرار میگیرد. (در مقالهای که در آینده برای سال مالی خواهیم نوشت، این مورد را به تفصیل توضیح خواهیم داد تا بتوانید به راحتی آن را آماده کنید.)
درآمد داروخانه
با ارائه خدمت یا فروش کالا (دارو، مکمل و …) سرمایه شما افزایش پیدا میکند یا بدهیهای شما کاهش پیدا میکند. به مجموع این افزایش در سرمایه یا کاهش بدهی، درآمد گفته میشود.
هزینه داروخانه
برخلاف درآمد، به مجموع هر گونه کاهش در سرمایه یا افزایش بدهی، هزینه گفته میشود.
برای خواندن ادامهی مقاله، آشنایی با معانی همین کلمات کافیست. از این بخش به بعد سعی میکنیم کمی کاربردیتر به مقوله حسابداری مدیریتی در داروخانه بپردازیم.
کاربردهای حسابداری در داروخانه
برای شروع این مبحث بهتر است که بپرسیم: «مخاطب حسابداری کیست و چه کسی قرار است از گزارش آن استفاده کند؟»
درواقع ما دو نوع حسابداری داریم:
- حسابداری مالی که در آن صورتهای مالی را برای افراد و ارگانهای خارج از داروخانه، مانند سازمان امور مالیاتی آماده میکنیم.
- حسابداری مدیریت که در آن گزارشات مالی برای تصمیم گیری مدیر داروخانه در مورد موضوعات مختلف و حیاتی مانند برآورد نیاز داروخانه، سود داروخانه، رسیدن به نقطه سر به سر و … استفاده میشود. (حتی ممکن است مدیر داروخانه بر اساس این نتایج، دربارهی پایان فعالیت داروخانه تصمیمگیری کند.)
در این مقاله به طور کامل به حسابداری مدیریت میپردازیم تا به شما کمک کنیم از آن برای پیشرفت داروخانهتان استفاده کنید. در آیندهی نزدیک هم مقالهای را که درباره حسابداری مالی تهیه کردهایم منتشر میکنیم تا بتوانید پیش از سال مالی، اظهارنامه خود را برای سازمان امور مالیاتی به درستی ثبت کنید.
حسابداری مدیریتی داروخانه و گزارشهای کاربردی آن
هدف از حسابداری مدیریتی چیست؟
حسابداری مدیریتی در داروخانه زمانی میتواند به حداکثر پتانسیل خود برسد که تمام 4 مرحلهی حسابداری یعنی شناسایی، اندازهگیری، ثبت و گزارشدهی به دقت و درستی انجام شود. یعنی تمام رویدادهای مالی از جمله خرید و فروش محصولات، حقوق کارکنان، هزینه انبار، اجاره مکان و … به دقت و براساس اصول حسابداری ثبت شوند.
اما بر اساس دانستههای ما، بیش از 80 درصد داروخانههای کشور، توانایی انجام این کار را ندارند. سرعت بالای فعالیتها، نبود ابزار مناسب ویژه داروخانه، کاهش منابع انسانی، دغدغههای بیشمار مدیر داروخانه و … دست به دست هم دادهاند تا انجام دادن این کار، بسیار سخت و دور از انتظار باشد.
به همین دلیل در ادامه سعی میکنیم صورتهای اصلی حسابداری داروخانه را برایتان شرح دهیم. به میزانی که دقت شما در ثبت رویدادهای مالی دقیقتر باشد، گزارشی که این صورتها به شما میدهند، کاربردیتر و واقعیتر خواهد بود.
3 ابزار مهم در حسابداری مدیریت داروخانه
-
ترازنامه (نشان دهنده وضعیت مالی داروخانه در یک لحظه)
اگر در داروخانه از نرمافزار حسابداری استفاده نمیکنید و همهی موارد را به صورت دقیق محاسبه نمیکنید، به احتمال خیلی زیاد در آماده سازی ترازنامه به چالش خواهید خورد. در این صورت باز هم سعی کنید به صورت خیلی خلاصه و با جزئیات کمتر آن را برای خودتان تکمیل کنید تا دید بهتری نسبت به وضعیت مالی داروخانه و تصمیمگیریهایتان داشته باشید.
اساس ترازنامه، معادله حسابداری است که در بخش تعاریف به آن اشاره کردیم:
سرمایه + بدهی = دارایی
در جدول زیر میتوانید مصداقهایی از هر متغیر این معادله را ببینید:
| دارایی | بدهی | سرمایه |
| پول نقد موجود در بانک | چکهای داده شده به شرکتهای پخش | سرمایه اولیه صاحب داروخانه |
| مطالباتی که داروخانه از بیمه دارد | وامی که از بانک گرفته شده باشد | سود حاصل از فروش محصولات یا ارائه خدمات |
| ارزش ریالی محصولات موجود در انبار | مالیات | |
| ارزش ریالی داراییهای ثابت مانند میز، صندلی و … |
-
صورت سود و زیان (نشان دهنده عملکرد مالی داروخانه در یک بازه دوره مالی)
در صورت سود و زیان داروخانه به صورت خیلی خلاصه محاسبه میکنیم که بر اساس درآمد، هزینه و مالیاتی که باید پرداخت کنیم، آیا سود ده هستیم یا ضررده و مقدار آن را محاسبه میکنیم.
به طور مثال در یک داروخانه شرایط زیر رخ داده است:
|
صورت سود و زیان |
|
| درآمد | 12 میلیارد تومان |
| هزینه (خرید، منابع انسانی، اجاره و …) | (11 میلیارد تومان) |
| سود (ضرر) قبل از کسر مالیات | 1 میلیارد تومان |
| مالیات | (150 میلیون تومان) |
| سود (ضرر) خالص | 850 میلیون تومان |
-
صورت جریان وجوه نقد (نشان دهنده انعطاف مالی داروخانه در یک دوره مالی)
در وضعیت کنونی، “وجه نقد” بیشترین اهمیت را برای مدیران داروخانه دارد. با این اوصاف به یک صورت مالی نیاز داریم که بر مبنای وجه نقد تهیه شده باشد: صورت مالی جریان وجوه نقد (cash flow statement)
به خاطر اهمیت این صورت مالی، در تاپیک متفاوتی به شرح آن می پردازیم.
بررسی نقدینگی در داروخانه
اهمیت این مبحث در موقعیتهای مختلفی از دوران مدیریت شما مشخص میشود. به طور مثال هنگامی که قصد دارید چک مربوط به خرید از شرکتهای پخش را پاس کنید، اما متوجه میشوید که مبلغ کافی در حساب بانکی شما وجود ندارد.
طراحی صورت مالی جریان وجوه نقد به شما کمک میکند تا بتوانید این شرایط را بهتر مدیریت کنید و تصمیمهای بهتری برای داروخانه اتخاذ کنید.
فعالیتهای داروخانه را میتوانیم به سه دسته تقسیم کنیم:
- فعالیتهای عملیاتی: خرید دارو، محصولات آرایشی بهداشتی و …، فروش کالا یا ارائه خدمات، پرداخت دستمزد کارکنان و مسئول فنی
- فعالیتهای سرمایهگذاری: خرید زمین، مجهز کردن داروخانه، فروش ساختمان
- فعالیتهای تامین مالی: دریافت تسهیلات
بر اساس این فعالیتها، هر وجه نقدی که به داروخانه وارد یا از آن خارج شود، زیر مجموعه یکی از این سه فعالیت قرار میگیرد.
برای مثال فرض کنید که معادل 500 هزارتومان دارو به بیمار تحویل میدهید و فقط 20 هزار تومان دریافت میکنید. در این حالت با اینکه فروشتان، 500 هزارتومان بوده اما وجه نقد عملیاتی که دریافت کردهاید، 20 هزار تومان است. اگر شما برای خرید آن داروها، 400 هزارتومان هزینه کرده باشید، وجه نقد عملیاتی شما برابر با -380 هزارتومان خواهد شد.
یکی از مهمترین دلایل این اتفاق، دیرکرد بیمهها در پرداخت مطالبات داروخانه است. و مدیران داروخانه بر اساس تجربه یا علم حسابداری، سعی میکنند کالاها را به صورت قسطی از شرکتهای پخش با همان مدت زمان دیرکرد بیمه تهیه کنند تا کمتر دچار مشکلات نقدینگی بشوند.
مراحل ارزیابی مقدماتی داروخانه
با توجه به صورتهای مالی گفته شده، مراحل زیر را برای ارزیابی اولیه داروخانه خود انجام دهید:
- با توجه به ترازنامه، بررسی کنید که اغلب دارایی شما در کدام بخش ذخیره شده است و چگونه میتوانید استفاده بهتری از آن بکنید؟
- با توجه به ترازنامه در زمانهای متفاوت، کدام بخش از داراییها یا بدهیهای شما دچار تغییرات نامتعارف شده است؟
- با توجه به صورت سود و زیان، کدام بخشهای ترازنامه را میتوانید بهینه کنید؟
- با توجه به صورت سود و زیان، آیا عملکرد مالی داروخانه برایتان قابل قبول است؟
- با توجه به صورت وجوه نقدینگی، چه محدودیتهایی در خرید از شرکتهای پخش دارید؟
- و در نهایت، چگونه میتوانید بازدهی داروخانه خود را افزایش دهید؟
سوالات بالا به همراه بسیاری از سوالاتی که خودتان میتوانید طراحی کنید، به شما کمک میکند تا تصمیمگیری بهتری برای داروخانه انجام دهید.
جمع بندی مقاله به همراه توصیههای تیم NeuroBI
در 2 سال گذشته، اقتصاد داروخانه دچار تغییرات زیادی شده که نتایج آن را امروز بیش از گذشته میتوانیم ببینیم. این موضوع، مدیریت داروخانه را به یک چالش تبدیل کرده است. با توجه به ارتباط نزدیکی که با داروخانههایی در سراسر کشور داریم، سعی میکنیم نکات و مقالات کاربردی برای شما تهیه کنیم. اما بازهم محدودیت زیادی برای انتقال این حجم از دانش به شما عزیزان را داریم.
در ادامه چند منبع مناسب را گردآوری کردهایم که میتوانند برای شما عزیزان مفید باشد:
- کتاب ابزارهای کلیدی مالی برای مدیران نوشته محمد احمدی از انتشارات آریانا قلم
- فایل منتشر شده توسط انجمن ملی داروسازان آمریکا (NCPA)
در بخش کامنتها میتوانید سوالات خودتان را بپرسید تا در اسرع وقت به آنها پاسخ داده شود. در مقالات آینده نیز به جنبههای دیگری از حسابداری و مدیریت مالی داروخانه میپردازیم.